スマート登録(EXCEL)

登録が簡単であることは、使える文書管理システムの必須条件です。

POINT1:登録場所を選択しなくてよい


ファイル登録時にどのフォルダに登録(=分類)するか迷う、よくある話です。
FullWEBシステムでは、定形フォーマットの文書の場合は、登録するフォルダを選択する必要はありません。なぜならば、登録時にEXCELから属性を自動抽出し、属性に従って分類されたフォルダに登録し表示するからです。
図で具体的に説明します。たとえば、登録を行おうとしているファイルが2014年度のCR-Xの注文書だとします。
この場合は、通常の文書管理システムにおいては、機種フォルダにCR-Xを選択し、その下の年度フォルダから2014年を選択し、さらには、その下の種類フォルダから注文書を選択して、そのフォルダへファイルを登録します。
スマート登録機能をもったFullWEBでは、フォルダを一切選択せずに登録しても、ファイルの内容から判断されて、正しくCR-X>2014>注文書フォルダに登録されます。

POINT2:EXCELフォーマットは管理者が作成


このようなスマートな登録用のEXCELフォーマットは文書管理システムの管理者がテンプレートとして作成します。テンプレートの作成は、EXCELの標準機能を使用して、1シートに10項目程度の抽出する属性がある場合で5分程度で作成できます。つまり、スマート登録用の文書が増やしたり、変更したりするのに追加コストは不要です。

 

POINT3:EXCEL以外への対応


種類

対応状況

ワード EXCELと同様に抽出可能です。
AutoCAD 表題欄からの抽出はオプションとして用意しています。
その他CAD カスタマイズで対応します。相談してください。